НУЖНЫ ЛИ ЗАКАЗЧИКУ УДАЛЕННЫЕ СОТРУДНИКИ

Содержание:
1. КТО ТАКИЕ УДАЛЕННЫЕ СОТРУДНИКИ
2. О ПРЕИМУЩЕСТВАХ
3. О ТРУДНОСТЯХ
4. ПОРТРЕТ КАНДИДАТА

КТО ТАКИЕ УДАЛЕННЫЕ СОТРУДНИКИ

В первую очередь необходимо раскрыть понятие кто такой удаленный сотрудник. Не стоит их путать с фрилансерами, это две разные категории работников. Фрилансер – это человек, который выполняет работу на заказ. У него отсутствует фиксированная заработная плата, нет графика, а есть только заказы и сроки их выполнения. Удаленный сотрудник (В Трудовом кодексе РФ обозначен как дистанционный работник – это исполнитель оформленный официально в организации, имеющий трудовой договор с правом работать удаленно.

Данное право должно быть подтверждено документами. Для этого необходимо заключить дополнительный договор о дистанционной работе (прим. далее ДР) опираясь на статью 312.1 – 312.5 ТК РФ.
На дистанционного сотрудника действие трудового права распространяется в полном объеме.
Кратко о характере взаимодействии Работодателя и Дистанционного работника.

Исходя из ч.1 ст. 312.1 ТК РФ особенность дистанционной работой будет следующее:

• работник находится вне территории работодателя (включая все филиалы и подразделения);
• рабочее место находится вне контроля работодателя;
• коммуникация происходит через телефонную связь, «Интернет» и т.д., являясь основным каналом общения
• между работодателем и дистанционным работником.

На удаленных работников трудовое законодательство распространяется в полном объеме. Работодатель, таким образом при приеме дистанционного работника обязан оформить трудовой договор, в котором указывается информация об обеспечении работника техническими средствами необходимыми для процесса исполнения трудовых обязанностей или компенсация сотруднику за использование оборудования, которое принадлежит ему или арендуется непосредственно для выполнения рабочих задач.

Режим работы дистанционного работника должен быть указан в его Трудовом Договоре, если такого пункта нет, то исполнитель самостоятельно устанавливает исходя из своих предпочтений.

Одной из специфических особенностей ДР для заказчика является исполнение обязанностей по охране труда, в точности расследование несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Кроме того, необходимо обеспечить исполнителя обязательным медицинским страхованием от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Работодатель обязан ознакомить дистанционного работника с требованиями охраны труда. Более подробно данную информацию можно изучить в пунктах 16, 19 и 20 части 2 ст. 212 ТК РФ.

Взаимодействие работодателя и работника преимущественно происходит через электронные документы, так же при необходимости передачи оригиналов документов их можно направить по почте заказным письмом.

Резюме по первому пункту можно сказать следующее:

• удаленный работник является штатный сотрудник организации, при условии выполнения работы вне местонахождения заказчика;
• на работу оформляется официально имея договор и дистанционной работе;
• трудовое законодательство распространяется на сотрудника в полной мере.

О ПРЕИМУЩЕСТВАХ

В современном мире удаленная работа воспринимается как один из доступных способов организации команды. Вывод сотрудников на дистанционную работу для компаний еще не стала повсеместной ситуацией, но предпосылки к этому уже намечены.

В мире уже существуют организации которые полностью перешли на удаленную работу, в России этот тренд еще не так популяризирован. Конечно, данный тип работы подходит не всем компаниям и не всем сотрудникам, есть достаточно много специальностей, которые должны быть на своих рабочих местах, чего требует производственный процесс.

На сегодняшний день многие компании видят положительный выход для себя в переводе сотрудников на «удалёнку». И не зря, в этом скрыто ряд преимуществ как социальных, так и финансовых. Но обо все по порядку.

Во-первых, почему удаленный сотрудник — это выгодно для организации: увеличивается выбор между соискателями на одну и ту же вакансию. Рассмотрим ситуацию на примере IT компании: если компания находится в городе с населением в один миллион человек, то на вакантную должность в офисе могут откликнутся в среднем 5-10 человек (в зависимости от специальности), а на удаленную вакансию откликнется 10-15 человек со всей страны, независимо от места проживания. Вероятность взять на работу лучшего специалиста увеличивается.

Во-вторых, снижаются расходы на создание и поддержание рабочего места сотрудника.

Сюда входят:

• аренда помещения;
• коммунальные платежи;
• техническое оснащение;
• расходные материалы (канцелярия, заправка принтеров)
• корпоративы и т. д.

Рассмотрим данные пункты подробнее. Имея офис и штат сотрудников в нем, нам необходимо заплатить всем зарплату, расходные материалы, платежи. То есть только из этой картины мы видим 2 статьи расходов: заработная плата + расходы на сотрудника (помещение, ком. платежи, техническое оснащение).

Переходя на удаленную работу у нас сразу исчезает пункт «расходы на сотрудника», что позволяет оптимизировать финансы компании. А работа может быть выполнена без этих пунктов, ведь у каждого есть дома компьютер, а провести интернет работнику домой и оплатить ему использование техники дешевле, чем арендовать целый офис.

В-третьих, это общая производительность работника. Данный фактор сильно зависит самого кандидата на вакантную должность. Важно на начальном этапе отбора кандидатов в должность, определить способен ли он на самоорганизацию и дисциплинированную работу. Если данные качества находятся на высоком уровне, то такой сотрудник способен принести Вашей компании хорошие результаты и плоды на дистанционной занятости.

И снова прибегнем к сравнению сотрудника в офисе и на «удалёнке». В городах вопрос с досягаемостью офисов стоит довольно остро. Работнику необходимо пройти приключения в общественном транспорте или в городских пробках, что может подвергать его дополнительному стрессу. Придя утром в офис часть сил и энергии будет уже потеряна и может выбить человека из трудового настроя и займет время для утренней раскачки сил перед рабочим процессом, что снижает общую производительность труда. Сотрудник на дистанционной работе напротив имеет больше возможностей настроится на плодотворный процесс, без лишних раздражителей.

Присутствуют и социальные особенности в организации работы сотрудников. Коллектив является живым организмом, в котором проходят процессы, как положительные повышающие КПД (дружный, сплоченный коллектив; общие праздники; взаимопомощь в работе; поддержка в кризисной ситуации) так и отрицательные снижающие КПД (ссоры, интриги, сплетни). Переводя работников на удаленную работу вы избавляетесь от части отрицательных процессов по притирке и взаимоотношений в коллективе и даете возможность каждому работать в своем ритме, в условиях комфортных для человека. Тем самым повышая производительность трудового процесса в своей организации.

Резюме по второму пункту:

• На удаленной работе сотрудники показывают результат, а не изображают бурную деятельность перед шефом в офисе.
• Общение между сотрудниками отнимает меньше времени, чем офисные отношения в коллективе, поэтому производительность труда выше.
• Можно нанять любого профессионала из любой точки мира.

О ТРУДНОСТЯХ

Два камня преткновения в удаленной работе это инструменты и психология.

Начнем с инструментов.

Не все компании готовы уйти на «удаленку» на 100%. Возможно, придется оставить в офисе ряд сотрудников для административных вопросов и часть менеджеров по работе с клиентами.

Перед тем как переводить или оформлять новых сотрудников на удаленный режим работы необходимо решить организационные задачи.

В первую очередь это выбор пакета программного обеспечения для удаленного контроля компьютеров и возможности обмена файлами, возможностью видеосвязи и веб-конференций. В случае, когда вашей организации важна безопасность корпоративных данных, то следует позаботиться еще и о VPN (Virtual Private Network).

Если организация предоставляет в пользование удаленному работнику собственную технику, то установкой программ может заняться штатный сотрудник или к примеру, фрилансер. Но в случае, когда сотрудник работает со своей техникой и территориально слишком далеко, придется дополнительно решать вопросы установки программного обеспечения (как вариант, обратиться в сторонние фирмы, занимающиеся подобными услугами, что поведет за собой дополнительные расходы).

Далее, встает вопрос комплектования удаленных сотрудников необходимыми устройствами, например, гарнитура (наушники, микрофон) веб-камера. Решить можно двумя способами: купить организацией и передать в пользование, либо создать список рекомендованных моделей и оплатить их покупку.
Переходя на следующий этап необходимо решить проблему сотрудников с интернетом. Чаще всего тормозит все дело плохой интернет, плохим он бывает вне дома. Выходом тут может служить создание приказа для сотрудников на «удаленке» о выходе в Интернет со стационарной домашней линии и далее контролировать выполнение данного указания.

Уделить внимание групповой связи (чат) в рабочем коллективе. Позаботиться о выборе платформы заранее и протестировать ее для своей компании. Если у вас не так много сотрудников, то для этого может подойти и Telegram, для больших компаний возможно рассмотреть Slack или Microsoft Teams. Для поддержания видеосвязи можно под рукой иметь 2-3 альтернативных варианта, таких как Zoom, Hangouts, Skype.

В удаленной работе встает вопрос о контроле и соблюдении каждым членом коллектива тайминга, для этого можно в обязать каждого участника рабочего процесса в ведении календаря, где будут записаны все предстоящие встречи и серьезные даты. Календарь важен, без него в больших группах хоть один, но может забыть о совещании, а возможности дойти и потормошить его не окажется.

Следующий пункт – это хранение информации. Следует принять за правило в организации хранить все рабочие папки в «Облаке» (например, Google Docs/Office 365), но только не на личных устройствах, что позволит в любой оперативный момент получить информацию, а не ждать ее от другого сотрудника.
И в заключении о технических задачах отметим, что необходимо все перечисленные пункты предоставить и для тех, кто оффлайн работает в офисе. Что бы команда была слажена и оставалась в курсе всех внутренних событий.

В первой части статьи говорилось о рабочих часах сотрудника, для четкой организации работы всей компании, конечно лучше прописать в договоре часы работы. И если сотрудник находится в другом часовом поясе организовать минимум 6 часов пересечения с ключевыми коллегами. Встает вопрос о контролировании рабочего времени, к сожалению, его будет сложно организовать, измерять работу стоит выполненными задачами. Если Вы начнете контролировать, то скорее всего сотрудник будет создавать только видимость работы. И толку с этого будет – ноль.